[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Harmonogramy cz stkowe
Po opracowaniu ogólnego harmonogramu podziel jego główne składniki, na przy-
kład czas pracy, na szczegółowe części. Zarezerwuj czas na odbieranie i wysyłanie
poczty, spotkania oraz pisanie raportów.
Zadbaj o to, by harmonogram pracy uwzględniał wszystkie obszary Twojej
firmowej aktywności. Tak samo podejdz do stworzenia harmonogramu osobistego
oraz harmonogramu czasu poświęconego dla rodziny.
Harmonogram rzeczywisty
Teraz wszystko jest już gotowe na skonfrontowanie wyidealizowanego planu dnia
z tym rzeczywistym. Umieść stworzony harmonogram w widocznym miejscu, na
przykład na biurku lub na drzwiach lodówki. Każdego dnia, przez kilka tygodni od-
notowuj czynności, którym poświęcasz swój czas, a potem porównaj opracowany
plan dnia z rzeczywistością. Określ, jak duże różnice dzielą prawdziwy plan dnia od
zamierzonego. Wprowadz poprawki i w jednym, i w drugim& a następnie powtórz
całą operację od początku.
Im więcej będziesz pracował nad doszlifowaniem harmonogramu, tym lepiej za-
czniesz sobie zdawać sprawę z dodatkowych godzin poświęcanych na różne zadania.
Jeśli czułeś się zobligowany do dokończenia jakiegoś projektu albo po prostu straciłeś
Poleć książkę
Kup książkę
120 Lifehacker. Jak y i pracowa z g ow
rachubę czasu i spędziłeś w biurze godzinę więcej, to wiedz, że będziesz miał o tę go-
dzinę mniej dla swojej rodziny, na własne zainteresowania lub na sen.
Co więcej, gdy ktoś zapyta: Gdzie się podział ten dzień? , będziesz w stanie
udzielić dokładnej odpowiedzi.
SZTUCZKA 28. PROWAD DZIENNIK ZAJ
Poziom trudno ci: atwy
Platforma: Wszystkie
Koszt: Brak
Zledzenie wszystkich czynności, na które poświęcasz swój czas, z pewnością nie jest
proste, lecz prowadzenie dziennika zajęć może ułatwić Ci życie i ma kilka innych
istotnych zalet.
Dziennik zajęć ułatwia oszacowanie czasu niezbędnego do wykonania różnych
zadań. Mając świadomość tego, ile zajmują różne czynności, możesz bardziej reali-
stycznie oszacować czasochłonność przyszłych zadań, a tym samym wygospodaro-
wać na nie odpowiednią ilość czasu, co nie jest bez znaczenia na przykład dla tych,
którzy są rozliczani godzinowo. Dziennik zajęć umożliwia oszacowanie wiarygodne-
go podziału Twoich zadań w pracy oraz ich skorelowanie z idealnym harmonogra-
mem dnia. To także znakomity sposób na to, by spojrzeć na miniony dzień lub ty-
dzień z pewnej perspektywy i dokładnie oszacować, na jakie zadania poświęciłeś
swój czas. Dzięki dziennikowi zajęć łatwiej wykryjesz luki w systemie, przez które
czas wydaje się przeciekać jak przez palce, i podejmiesz strategiczne decyzje dotyczą-
ce zadań, które możesz przekazać komuś innemu, wziąć na swoje barki lub po prostu
zupełnie usunąć z planu dnia.
Przypuszczam, że gdy zaczniesz prowadzić dziennik zajęć, będziesz bardzo za-
skoczony, co tak naprawdę składa się na Twój plan dnia.
Do prowadzenia dziennika zajęć możesz wykorzystać papier i ołówek, zwykły
plik tekstowy lub prosty program do rejestrowania czynności.
Papier
Zwykły notes lub terminarz doskonale nadają się do prowadzenia notatek poświęco-
nych codziennym czynnościom.
Jeśli zależy Ci na bardziej wyrafinowanej formie harmonogramu, zapoznaj się
z szablonem o nazwie Emergent Task Timer (czyli bieżący dziennik zadań ), opra-
cowanym przez projektanta Dave a Seaha. Jest to swego rodzaju formularz, wypeł-
niony rzędami niewielkich kratek odpowiadających kolejnym kwadransom. Formu-
larz należy wypełniać na bieżąco, zgodnie z upływem dnia (patrz rysunek 3.2).
Poleć książkę
Kup książkę
Rozdzia 3. Jak zmotywowa si do dzia ania? 121
Rysunek 3.2. Harmonogram dnia opracowany przez Dave a Seaha
w postaci drukowalnego dokumentu PDF
Harmonogram Emergent Task Timer jest szczególnie praktyczny dla tych, których
pracę można podzielić na 15-minutowe interwały. Dokument z harmonogramem
możesz pobrać w postaci pliku PDF, przystosowanego do drukowania w różnych
formatach, pod adresem: http://davidseah.com/blog/node/the-emergent-task-timer/.
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
